Onder Reserveringen staan al je boekingen. Bovenaan zie je hoeveel er deze week staan, hoeveel er op goedkeuring wachten en het totaal.
Kalender en lijst
Je kunt schakelen tussen de Kalender en een lijst. De kalender is prettig om te zien hoe een dag of week eruitziet; de lijst is beter om iets terug te zoeken.
Filteren kan op dienst en op status, en je kunt zoeken op klantnaam. Klik op een van de tellers bovenaan om meteen op die status te filteren.
Statussen
Een boeking is In afwachting, Bevestigd of Geannuleerd.
Staat Handmatige Bevestiging aan bij de dienst, dan komt een nieuwe boeking binnen als in afwachting. Je opent hem en kiest Boeking Bevestigen of Afwijzen. Een bevestigde boeking kun je later alsnog annuleren met Boeking Annuleren.
Loop de wachtende boekingen elke dag na. Iemand die twee dagen niets hoort, belt inmiddels de concurrent.
De gast is al op de hoogte
Direct na het boeken heeft de gast automatisch bericht gekregen: een ontvangstbevestiging als je handmatig bevestigt, of meteen de definitieve bevestiging als dat niet nodig is.
Je hoeft dus niet als eerste handeling een mail te sturen dat je het gezien hebt. Wat je wél stuurt is je beslissing, als die afwijkt van wat de gast vroeg.
Details van een boeking
Per boeking zie je drie tabbladen:
- Details — dienst, datum, tijd, aantal personen en de gegevens van de klant, plus wat de klant zelf bij zijn boeking heeft geschreven.
- Berichten — de volledige mailwisseling met deze klant.
- Notities — je eigen aantekeningen.
Interne notities
Notities zijn privé en worden nooit met de klant gedeeld. Gebruik ze voor wat je collega moet weten: "komt met kinderwagen", "vorige keer te laat", "wil graag dezelfde behandelaar".
Zet daar geen medische of andere gevoelige gegevens in tenzij je daar een grondslag voor hebt en het hebt opgenomen in je verwerkingsregister. Zie Dataverzoeken en het verwerkingsregister.
Contact met de klant
Vanuit het tabblad Berichten stuur je een mail. Je kiest een bestaande template of schrijft zelf een onderwerp en bericht. In een template kun je variabelen gebruiken, zodat naam, datum en tijd automatisch worden ingevuld.
Alles wat je stuurt blijft bij de boeking staan, met tijdstip en of het gelezen is. Zo ziet een collega die het overneemt wat er al besproken is.
Als een tijd niet meer vrij was
Boekingen worden op de server gecontroleerd, dus dubbele boekingen op hetzelfde tijdslot komen niet voor. Zie je er toch twee op één tijd staan, dan is je Boekingen tegelijk hoger ingesteld dan je capaciteit. Zie Het reserveringssysteem opzetten.