Een no-show kost je een tijdslot dat je aan iemand anders had kunnen geven. Er zit geen aanbetaling in het reserveringssysteem, dus dit artikel gaat over wat wél werkt.
Zet handmatige bevestiging aan
Bij een dienst met Handmatige Bevestiging komt een boeking eerst langs jou. Dat kost je een handeling per boeking, maar het levert twee dingen op: je ziet wie er boekt voordat het vaststaat, en de gast krijgt een persoonlijke bevestiging van jou in plaats van alleen een automatische. Dat laatste scheelt merkbaar in het aantal mensen dat wegblijft.
Wat er al automatisch gaat
De gast krijgt direct na het boeken bericht: een ontvangstbevestiging of meteen de definitieve bevestiging. Daarin staan datum, tijd en de dienst.
Wat er niet automatisch gaat, is een herinnering kort voor de afspraak. Die stuur je zelf.
Stuur een herinnering een dag vooraf
Gebruik het tabblad Berichten van de boeking. Maak er een template voor, dan kost het een paar seconden per afspraak.
Wat erin hoort: datum, tijd, adres, en één zin over hoe ze kunnen afzeggen als het niet uitkomt. Dat laatste klinkt tegenstrijdig, maar het is precies wat werkt: wie makkelijk kan afzeggen, laat je op tijd weten dat hij niet komt. Dan kun je het tijdslot opnieuw vullen.
Vraag om een telefoonnummer
Met een telefoonnummer kun je iemand bellen die niet komt opdagen. Dat alleen al maakt dat mensen serieuzer omgaan met de afspraak.
Zet je capaciteit eerlijk
Staat Boekingen tegelijk hoger dan je echt aankan, dan boek je jezelf vol met afspraken die je niet allemaal kunt nakomen. Dat levert geen no-shows op maar wel afzeggingen van jouw kant, en die kosten meer vertrouwen.
Wees duidelijk over je voorwaarden
Zet op de reserveringspagina wat er gebeurt als iemand niet komt of te laat afzegt. Ook zonder aanbetaling helpt het als het er staat. Verwijs naar je voorwaarden onder Site-instellingen → Policies.
Kijk waar het misgaat
Loop je geannuleerde en niet-nagekomen afspraken eens per maand na. Vaak zit er een patroon in: één bepaald tijdslot, één type dienst, of boekingen die heel ver vooruit zijn gemaakt. Daar kun je iets mee. Een afspraak die vier weken vooruit staat, mag best een extra herinnering krijgen.
Wat er nog niet is
Een aanbetaling bij het boeken, een annuleringsvenster met automatische restitutie, en automatische herinneringen vooraf zitten nog niet in het systeem. Heb je die nodig, laat het weten via Helpdesk. Wat klanten vragen, bepaalt mede waar we aan werken.