Verwerk je persoonsgegevens van je klanten via ons platform, en dat doe je zodra iemand een formulier invult of iets bestelt, dan schrijft artikel 28 van de AVG voor dat je met ons een verwerkersovereenkomst sluit.
De rolverdeling: jij bent verwerkingsverantwoordelijke, want jij bepaalt waarom en hoe de gegevens van jouw klanten worden gebruikt. Wij zijn verwerker, want wij verwerken ze in jouw opdracht.
Tekenen
Je kunt de getekende versie daarna altijd teruglezen en downloaden. Bewaar hem ook in je eigen administratie, samen met je verwerkingsregister.
Wat erin staat
De overeenkomst legt vast waar wij ons aan houden: dat we de gegevens alleen verwerken voor wat jij ons opdraagt, hoe ze beveiligd zijn, wat er gebeurt bij een datalek, en dat we ze teruggeven of vernietigen als je vertrekt.
Er staat ook in welke andere partijen wij inschakelen om het platform te laten draaien: de hosting, de database, de mailverzending, de betaalverwerking en de foutmeldingen. Die staan er met naam bij, inclusief waar ze gegevens opslaan. Dat hoort erin: je kunt niet instemmen met partijen die je niet kent.
Loop dat lijstje één keer door. Verwerk je bijzondere gegevens, bijvoorbeeld omdat je in de zorg zit, dan is dat precies het lijstje dat je met je eigen adviseur wilt bespreken.
Je eigen verwerkers
Wij zijn niet je enige verwerker. Gebruik je een boekhoudpakket, een mailprogramma, een planningstool of een externe partij die je klantgegevens ziet, dan heb je met elk van die partijen ook zo''n overeenkomst nodig.
Zet ze allemaal in je verwerkingsregister. Zie Dataverzoeken en het verwerkingsregister.
Bij een datalek
Merk je dat er gegevens zijn uitgelekt, meld het dan meteen via Helpdesk of bel 085 250 2647. Als verwerkingsverantwoordelijke heb jij een meldplicht bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur, en wij moeten je daarvoor de informatie leveren die je nodig hebt. Hoe eerder we het weten, hoe meer van die 72 uur je overhoudt.
Wacht niet tot je zeker weet hoe groot het is. Melden dat er iets aan de hand is, is de eerste stap; het onderzoek komt daarna.